فهم الوضع
قد يكون عدم سداد الفاتورة ناتجاً عن أسباب متعددة: مشكلة سيولة حقيقية لدى العميل، أو نزاع حول جودة أو نطاق البضائع أو الخدمات، أو خطأ إداري، أو رفض متعمد للسداد. وتختلف طريقة التعامل مع الأمر بحسب السبب الفعلي.
قبل اتخاذ أي خطوة، من المفيد عادةً مراجعة العقد أو شروط التعامل بحثاً عن أي بنود متعلقة بالسداد أو النزاعات أو الإشعارات، لأنها قد تحدد الإجراء المناسب.
قسم بانتظار التحقق
الخيارات المحتملة
يعتمد المزيج المناسب من هذه الخيارات على حجم الدين، وما إذا كان العميل ينازع في الفاتورة، واستمرار العلاقة التجارية إن وجدت.
- المتابعة المباشرة مع جهة المالية أو المشتريات لدى العميل لفهم سبب عدم السداد.
- توجيه مطالبة كتابية رسمية أو إنذار قانوني يوضح المبلغ المطالب به ويطلب السداد.
- الاتفاق على خطة سداد، ويُفضّل توثيقها كتابياً.
- اللجوء إلى إجراء قضائي للحصول على قرار قابل للتنفيذ، وفقاً للإجراءات والأدلة المتاحة.
قسم بانتظار التحقق
خطوات عملية
- 1اجمع العقد أو أمر الشراء والفاتورة وإثبات التسليم أو إنجاز العمل.
- 2تحقق من دقة الفاتورة والمستندات المرتبطة بها، بما في ذلك المبالغ المتفق عليها وأي بنود متنازع عليها.
- 3أرسل تذكيراً كتابياً واضحاً ومؤرخاً إن لم تكن قد فعلت ذلك.
- 4سجّل كل تواصل ورد من العميل.
- 5فكّر في توجيه إنذار قانوني رسمي إذا لم تفلح التذكيرات غير الرسمية.
- 6احصل على استشارة حول الإجراء المناسب قبل اللجوء إلى مسار قضائي.
